PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

w Workhouse4you Sp. z o.o.

DEFINICJE

§1

1. Ilekroć w niniejszej Procedurze mowa jest o:

– „Koordynatorze ds. Zgodności” – rozumie się przez to osobę wykonującą czynności nadzoru

zgodności działalności z prawem w WH4Y;

– „WH4Y” – rozumie się przez to Workhouse4you Sp. z o.o.;

„Komisji Wyjaśniającej/Komisji” – rozumie się przez to wewnętrzną Komisję powołaną do

kompleksowego wyjaśnienia okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości,

działającą na podstawie Procedury postępowania wyjaśniającego;

– „Nieprawidłowości” – rozumie się przez to każdy stan faktyczny będący następstwem

działania lub zaniechania świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, (których

przykładowy katalog wskazany został w §3 ust. 3 niniejszej Procedury w odniesieniu do

podmiotów, których Zgłoszenie Nieprawidłowości może dotyczyć w rozumieniu §3 ust. 2

niniejszej Procedury), naruszających lub mogących prowadzić do naruszenia powszechnie

obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych WH4Y lub każde

działanie/zaniedbanie, które stanowi lub może stanowić działanie nielegalne lub nieetyczne;

– „Osobie odpowiedzialnej za Zgłoszenie” – rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za

rozpatrzenie Zgłoszenia Nieprawidłowości zgodnie z §4 niniejszej Procedury;

– „Osobie uprawnionej do dokonania Zgłoszenia” – rozumie się przez to osobę wskazaną w§3

ust. 1 niniejszej Procedury;

– „Podmiocie, którego dotyczy Zgłoszenie” – rozumie się przez to podmiot wskazany w §3 ust.

2 niniejszej Procedury;

– „Postępowaniu Wyjaśniającym” – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku

ze złożonym Zgłoszeniem, w oparciu o Procedurę postępowania wyjaśniającego;

– „Pracowniku” – rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy ze Spółką w

rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy;

– „Prezesie Zarządu” – rozumie się przez to osobę pełniącą funkcję Prezesa Zarządu w WH4Y;

– „Procedurze” – rozumie się przez to niniejszą Procedurę Anonimowego Zgłaszania

Nieprawidłowości w WH4Y;

– „Procedurze postępowania wyjaśniającego” – rozumie się przez to Procedurę wewnętrznego

postępowania wyjaśniającego w WH4Y;

– „Rejestrze Nieprawidłowości/Rejestrze” – rozumie się przez to rejestr prowadzony na

zasadach określonych w § 12 Procedury, przez Koordynatora ds. Zgodności oraz Prezesa

Zarządu WH4Y;

– „Spółce” – rozumie się przez to spółkę WH4Y;

– „Sygnaliście” – rozumie się przez to osobę dokonującą Zgłoszenia Nieprawidłowości, której

przyznano status Sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej Procedurze;

– „Współpracowniku” – rozumie się przez to osobę świadczącą usługi na rzecz Spółki na

podstawie umowy cywilnoprawnej;

– „Wstępnej analizie Zgłoszenia” – rozumie się przez to weryfikację treści Zgłoszenia pod kątem

istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania

Zgłaszającemu statusu Sygnalisty, w ramach której Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie ma

prawo wystąpić do Zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych

zawartych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości;

– „Zarządzie” – rozumie się przez to Zarząd Spółki

– „Zgłaszającym” – rozumie się przez to osobę dokonującą Zgłoszenia Nieprawidłowości przy

wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze;

– „Zgłoszeniu Nieprawidłowości/Zgłoszeniu” – rozumie się przez to przekazanie w trybie

określonym w niniejszej Procedurze przez Osobę Uprawnioną do Dokonania Zgłoszenia

informacji mogących świadczyć o Nieprawidłowościach.

2. W zależności od kontekstu, słowa użyte w liczbie pojedynczej obejmują też liczbę mnogą i

odwrotnie.

3. Odniesienia do „ustępów”, „punktów” lub „załączników” zawarte w Procedurze są odniesieniami

do ustępów Procedury, punktów Procedury i załączników do Procedury, chyba że Procedura wyraźnie

stanowi inaczej.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§2

1. Niniejsza Procedura stanowi element systemu zarządzania zgodnością, którego

podstawowym zadaniem jest zapobieganie Nieprawidłowościom w Spółce, w rezultacie

powinna być interpretowana z poszanowaniem wszystkich zasad oraz obowiązków

wynikających ze struktury organizacyjnej WH4Y.

2. Niniejsza Procedura ustanawia w Spółce zasady podejmowania czynności przez Osoby

odpowiedzialne za Zgłoszenie, w ramach przysługujących im uprawnień, mające na celu

wyjaśnienie zgłaszanych przez Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia informacji

mogących świadczyć o Nieprawidłowościach oraz wyciągnięcie konsekwencji wobec sprawcy

Nieprawidłowości i podjęcie działań naprawczych.

3. Celem Procedury jest ukształtowanie jednolitego systemu informowania o

Nieprawidłowościach poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych,

zapobiegających podejmowaniu działań odwetowych wobec Sygnalisty.

4. Niniejsza Procedura określa w szczególności:

– zakres Nieprawidłowości objętych Procedurą,

– zakres Osób uprawnionych do dokonania Zgłoszenia,

– zakres podmiotów, których Zgłoszenie Nieprawidłowości może dotyczyć,

– zasady zgłaszania Nieprawidłowości przez Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia,

– odpowiedzialność w procesie zarządzania Nieprawidłowościami,

– proces rozpatrywania oraz zarządzania Nieprawidłowościami,

– zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych

Zgłoszeń Nieprawidłowości przez Sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących Zgłoszeń.

ZAKRES PROCEDURY

§3

1. Postanowienia niniejszej Procedury mają zastosowanie do następujących grup Osób

uprawnionych do dokonania Zgłoszenia:

1. Pracownicy i Współpracownicy oraz byli Pracownicy i Współpracownicy Spółki,

2. członkowie Zarządu Spółki,

3. osoby działające w imieniu i na rzecz Spółki, w szczególności wszelkie osoby pracujące pod

nadzorem i kierownictwem Spółki, tj. dostawcy, wykonawcy i podwykonawcy usług świadczonych

na rzecz Spółki,

4. wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane ze Spółką posiadające wiedzę na temat

Nieprawidłowości, w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu Zgłoszenia

Nieprawidłowości, wolontariusze, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia w Spółce,

jeśli informacje dotyczące Nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych

procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.

2. Zgłoszenie Nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności następujących podmiotów:

1. Spółki,

2. członków organów Spółki,

3. osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Spółki lub podejmowania w jej imieniu

decyzji lub sprawowania nadzoru, w związku z jej działaniem w interesie lub na rzecz tego

podmiotu,

4. osoby fizycznej dopuszczonej do działania w imieniu Spółki, wskutek nadużycia uprawnień lub

niedopełnienia obowiązków,

5. Pracowników i Współpracowników Spółki, w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz,

6. podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn

zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej ze Spółką,

7. pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na

rzecz podmiotu wskazanego w pkt 6) powyżej, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z

wykonywaniem umowy zawartej przez ten podmiot ze Spółką,

8. pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na

rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z

wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę ze Spółką.

3. Przez Nieprawidłowości należy w szczególności rozumieć posiadane przez Osoby uprawnione do

dokonania Zgłoszenia informacje, mogące świadczyć o:

1. podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o

których mowa w §3 ust. 2 powyżej,

2. niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty, o których mowa w §3

ust. 2 powyżej,

3. niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach

podmiotów, o których mowa w §3 ust. 2 powyżej,

4. nieprawidłowościach w organizacji działalności Spółki, które mogłyby prowadzić do

popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody Spółce,

5. naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych przyjętych w Spółce,

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

§4

1. Z zastrzeżeniem poniższych przepisów, jednostką odpowiedzialną za przyjmowanie i

rozpatrywanie Zgłoszeń Nieprawidłowości w WH4Y oraz sprawującą całościowy nadzór nad

przyjmowaniem i rozpatrywaniem Zgłoszeń Nieprawidłowości Koordynator ds. Zgodności.

2. Osoby, co do których z treści Zgłoszenia Nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek

sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące Nieprawidłowość nie

mogą analizować takiego Zgłoszenia.

3. W przypadku, gdy Zgłoszenie Nieprawidłowości dotyczy Koordynatora ds. Zgodności – osobą

odpowiedzialną za przyjęcie i rozpatrzenie Zgłoszenia Nieprawidłowości jest Prezes Zarządu

WH4Y.

4. Koordynator ds. Zgodności informuje każdorazowo Prezesa Zarządu Spółki o wpłynięciu

Zgłoszenia Nieprawidłowości i wszczęciu Postępowania Wyjaśniającego.

5. Jeżeli Zgłoszenie dotyczy członka Zarządu, Koordynator ds. Zgodności przekazuje niezwłocznie

informację o Zgłoszeniu Udziałowcom Spółki i pozostaje z nimi w bieżącym kontakcie w trakcie

rozpatrywania Zgłoszenia.

6. Prezes Zarządu WH4Y jest odpowiedzialny za skuteczność i adekwatność Procedury w

odniesieniu do WH4Y.

STATUS SYGNALISTY

§5

1. Każda Osoba uprawniona do dokonania Zgłoszenia powinna zgłosić Nieprawidłowość jeśli

istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są

prawdziwe (dobra wiara).

2. Status Sygnalisty uzyskuje każdy Zgłaszający, chyba że Wstępna analiza Zgłoszenia, daje

podstawy do przyjęcia, iż Zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie

dobrej wiary). W złej wierze pozostaje Zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem

lub zasadami współżycia społecznego.

3. Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie.

4. Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie potwierdza przyjęcie Zgłoszenia Nieprawidłowości

Zgłaszającemu (o ile Zgłaszający nie dokonał go anonimowo) oraz informuje Zgłaszającego o

nadaniu albo odmowie nadania mu statusu Sygnalisty w terminie 7 dni od daty jego

otrzymania, w formie pisemnej lub mailowej bez względu na formę Zgłoszenia

nieprawidłowości. Odmowa nadania Zgłaszającemu statusu Sygnalisty wymaga uzasadnienia.

Wzór potwierdzenia zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

5. Przekroczenie terminu wskazanego w ust. 4 powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie

konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach Wstępnej analizy Zgłoszenia (np.

konieczność uzupełnienia Zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna

analiza Zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.

6. Jeżeli w toku Postepowania Wyjaśniającego okaże się, że Zgłaszający, który uprzednio

otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony

przewidzianej dla Sygnalisty.

ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

§6

1. Zgłoszenia Nieprawidłowości mogą być przekazywane jedynie za pośrednictwem

następujących kanałów kontaktu:

1. poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości dostępnego pod adresem

www.workhouse4you.pl i wysłanie na adres Workhouse4you Sp. z o.o., 81-516 Gdynia 16, ul.

Chwaszczyńska 22, Skr. Poczt. 15

2. mailowo u Koordynatora ds. Zgodności na adres jstruk@workhouse4you.pl;

3. mailowo do Prezesa Zarządu Spółki WH4Y – gdy Zgłoszenie dotyczy Koordynatora ds.

Zgodności – na adres kjablonska@workhouse4you.pl

Pełne dane kontaktowe (adres, telefon, adres e-mail) do Koordynatora ds. Zgodności

wskazane zostały w Załączniku nr 3 do Procedury.

2. Składane Zgłoszenie Nieprawidłowości powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie

przedmiotu Zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1. datę oraz miejsce zaistnienia Nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o

Nieprawidłowości,

2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia

Nieprawidłowości,

3. wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie Nieprawidłowości,

4. wskazanie ewentualnych świadków Nieprawidłowości,

5. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą

okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Nieprawidłowości.

3. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących

podejrzenia Nieprawidłowości jako tajemnicy przedsiębiorstwa i powstrzymania się od

publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach Nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest

zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

§7

1. Dopuszczalne jest anonimowe Zgłoszenie Nieprawidłowości z wykorzystaniem kanału

zgłoszeniowego określonego w §6 ust. 1 pkt 2) Procedury. W przypadku wpływu

anonimowego Zgłoszenia Nieprawidłowości Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie, w

zależności od treści anonimu, dokonuje sprawdzenia przytoczonych w Zgłoszeniu okoliczności

(Wstępna analiza Zgłoszenia) albo pozostawia je bez biegu. Pozostawienie anonimowego

Zgłoszenia bez biegu możliwe jest wyłącznie w przypadku stwierdzenia jego oczywistej

bezzasadności, wynikającej z całkowitej niemożliwości weryfikacji okoliczności w nim

przytoczonych. Jeżeli w wyniku czynności sprawdzających ustalono, iż mogło dojść do

Nieprawidłowości, Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie ma obowiązek wszcząć

Postępowanie Wyjaśniające, w przeciwnym przypadku pozostawia się je bez dalszego biegu.

2. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do Rejestru. W przypadku pozostawienia

anonimowego Zgłoszenia bez biegu, Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie ma obowiązek

wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.

3. Jeżeli w toku rozpatrywania Zgłoszenia anonimowego, zostanie ustalona tożsamość

Zgłaszającego, Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie niezwłocznie nadaje mu status

Sygnalisty, jeżeli zachodzą przesłanki określone w §5 ust. 2, i informuje o tym Zgłaszającego.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

§8

1. Zgłoszenie Nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się

świadomego składania fałszywych Zgłoszeń Nieprawidłowości.

2. W przypadku ustalenia w wyniku Wstępnej Analizy Zgłoszenia albo w toku Postępowania

Wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu Nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub

zatajono prawdę, Zgłaszający będący Pracownikiem, może zostać pociągnięty do

odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie

może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków

pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

3. W przypadku Zgłaszającego, świadczącego na rzecz Spółki usługi lub dostarczającego towary,

na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego Zgłoszenia

Nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem

współpracy pomiędzy stronami.

4. Niezależnie od skutków wskazanych w ust. 2 i 3 powyżej, Zgłaszający świadomie dokonujący

fałszywego Zgłoszenia Nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności

odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Spółki w związku z fałszywym

Zgłoszeniem.

POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

§9

1. Wyłączny dostęp do kanałów Zgłaszania Nieprawidłowości w zakresie, w jakim kanały te

dotyczą Zgłaszania Nieprawidłowości, posiadają Osoby Odpowiedzialne za Zgłoszenie.

2. Każdorazowo po wpłynięciu Zgłoszenia Nieprawidłowości, Osoba Odpowiedzialna za

Zgłoszenie, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od wpływu, dokonuje

Wstępnej analizy Zgłoszenia. Jeżeli Zgłoszenie nadaje się do rozpoznania (zostały spełnione

warunki z § 3 ust. 2 i 3), Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie wszczyna Postępowanie

Wyjaśniające, na zasadach określonych w Procedurze postępowania wyjaśniającego.

3. Przekroczenie terminu wskazanego w ust. 2 powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie

konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach Wstępnej analizy Zgłoszenia (np.

konieczność uzupełnienia Zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna

analiza Zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.

4. Rozpatrzenie Zgłoszenia Nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie

dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia Postępowania Wyjaśniającego pod warunkiem

możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i

dowodów. W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie Zgłoszenia

Nieprawidłowości może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 60 dni od daty wszczęcia

Postępowania Wyjaśniającego.

5. Z przeprowadzonego Postepowania Wyjaśniającego sporządza się raport dla Zarządu albo

Udziałowców (jedynie w przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy członka Zarządu Spółki ) w

którym stwierdza się, czy informacje/zarzuty objęte Zgłoszeniem, okazały się w ocenie

Komisji potwierdzone i zasadne. Raport obejmuje także rekomendacje Komisji w zakresie

załatwienia sprawy oraz ewentualnych konsekwencji jakie powinny zostać wyciągnięte przez

Spółkę w stosunku do sprawcy/sprawców Nieprawidłowości albo Zgłaszającego, który

dokonał świadomie fałszywego Zgłoszenia.

6. Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie ma obowiązek poinformować Sygnalistę o sposobie

rozwiązania sprawy w terminie 30 dni od zakończenia rozpatrywania Zgłoszenia.

OCHRONA SYGNALISTY

§10

1. WH4Y wprowadza bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty

również w sytuacji, gdy Zgłoszenie Nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a

przeprowadzone Postępowanie Wyjaśniające wykazało, że zgłoszona Nieprawidłowość nie

miała miejsca.

2. Sygnalistom przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz

innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

3. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z

Sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez Sygnalistę Zgłoszeniem Nieprawidłowości.

4. Ochrona przewidziana w ust. 3 powyżej nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie

sprawcą/współsprawcą/pomocnikiem Nieprawidłowości. Podejmując decyzję o

ewentualnym rozwiązaniu stosunku pracy lub umowy wzajemnej z Sygnalistą, będącym

sprawcą/współsprawcą/pomocnikiem Nieprawidłowości, Spółka powinna każdorazowo brać

pod uwagę fakt ujawnienia przez Sygnalistę wszystkich istotnych okoliczności

Nieprawidłowości (okoliczność łagodząca).

5. Wszystkie Zgłoszenia Nieprawidłowości, kontakty ze Zgłaszającym i Sygnalistą oraz

Postępowanie Wyjaśniające mają charakter tajemnicy przedsiębiorstwa.

6. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnalistom

oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.

7. Tożsamość Zgłaszającego i Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego

identyfikację, są traktowane jako tajemnica przedsiębiorstwa na wszystkich etapach procesu

rozpatrywania Zgłoszonych Nieprawidłowości. W szczególności, z zastrzeżeniem ust. 8

poniżej, tożsamość Zgłaszającego i Sygnalisty nie będzie ujawniana podmiotom, których

dotyczy Zgłoszenie Nieprawidłowości, osobom trzecim ani innym Pracownikom i

Współpracownikom Spółki.

8. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą

zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym

obowiązkiem Grupy wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w

kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Ujawnienie tożsamości, o

którym mowa w zdaniu poprzednim, wymaga wcześniejszego poinformowania Sygnalisty ze

wskazaniem mu powodów takiego ujawnienia, chyba że takie poinformowanie mogłoby

zagrozić prowadzonemu postępowaniu.

9. Zgłaszającemu, składającemu anonimowe Zgłoszenie, w przypadku ustalenia jego tożsamości,

przysługuje pełna ochrona zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu.

10. Tożsamość podmiotów, których dotyczy Zgłoszenie Nieprawidłowości, podlega wymogom

zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Zgłaszającego i Sygnalisty.

11. Przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty odbywa się na podstawie przepisów

rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia

2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych

osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia

dyrektywy 95/46/WE (RODO).

REJESTR NIEPRAWIDŁOWOŚCI

§11

1. Każde Zgłoszenie Nieprawidłowości zostaje zarejestrowane w Rejestrze Nieprawidłowości

niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego.

2. Za prowadzenie Rejestru Nieprawidłowości w WH4Y odpowiada Koordynator ds. Zgodności, a

w zakresie Zgłoszenia dotyczącego Koordynatora ds. Zgodności – Prezes Zarządu WH4Y.

3. Rejestr Nieprawidłowości zawiera:

– dane kontaktowe Sygnalisty, chyba że Zgłoszenie Nieprawidłowości miało charakter

anonimowy,

– wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat Zgłoszenia Nieprawidłowości,

– przebieg analizy i rozpatrzenia Zgłoszenia Nieprawidłowości,

– osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia Zgłoszenia Nieprawidłowości,

– wszelkie decyzje i eskalacje (jeżeli występują).

4. Poza prowadzeniem Rejestru, Osoba Odpowiedzialna za Zgłoszenie, przy zachowaniu zasad

poufności tajemnicy przedsiębiorstwa, jest zobowiązana do przechowywania wszelkich

dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących

rozpatrzenia Zgłoszenia przez okres co najmniej 5 lat od czasu zakończenia Postępowania

Wyjaśniającego.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§12

1. Koordynatorem ds. Zgodności przynajmniej raz do roku będzie dokonywał przeglądu

Procedury i w razie potrzeby opracowywał projekty jej zmian do akceptacji Zarządu WH4Y,

chyba że konieczność zmian w Procedurze wynika ze zmiany przepisów prawa odnoszących

się do działalności WH4Y.

2. Zmiana Procedury dokonywana jest uchwałą Zarządu WH4Y. Procedura oraz jej zmiany

wchodzą w życie z dniem podjęcia uchwały Zarządu WH4Y, chyba że Zarząd WH4Y w treści

stosownej uchwały wskaże inną datę wejścia w życie.

3. Zarząd Spółki jest uprawniony do odstąpienia od stosowania Procedury lub niektórych jej

postanowień w uzasadnionych przypadkach. Procedura zostaje wprowadzona na czas

nieokreślony.

4. Załączniki do niniejszej procedury stanowią:

1. Potwierdzenie Zgłoszenia Nieprawidłowości;

2. Formularz Zgłoszenia Nieprawidłowości;

3. Dane kontaktowe.

Załącznik nr 1 do Procedury zgłaszania nieprawidłowości w Workhouse4you Sp. z o.o.

……………………………………….

data, miejscowość

POTWIERDZENIE ZGŁOSZENIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Niniejszym potwierdza się, przyjęcie zgłoszenia Nieprawidłowości, które zostało dokonane przez

…………………………………………, dnia …………….. i dotyczy nieprawidłowości polegającej na

……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(wybór z tabeli dot. charakteru nieprawidłowości znajdującej się w załączniku nr 2 do Procedury

Anonimowego Zgłaszania Nieprawidłowości)

mającej miejsce w …………………………………… (podmiot wskazany na początku formularza zgłoszenia).

Niniejszym stwierdza się, że Zgłaszającemu nadano/odmówiono nadania statusu Sygnalisty.

Odmowa nadania Zgłaszającemu statusu Sygnalisty wynika z następujących względów:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Podpis Osoby Odpowiedzialnej za Zgłoszenie

Załącznik nr 2 do Procedury zgłaszania nieprawidłowości w Workhouse4you Sp. z o.o.

Formularz Zgłoszenia Nieprawidłowości

Informacje Ogólne

Kogo dotyczy zgłoszenie

Data wypełniania formularza

Miejscowość

Dane kontaktowe zgłaszającego – jeżeli zgłoszenie jest anonimowe proszę nie wypełniać

Imię i nazwisko

Adres zamieszkania

Telefon kontaktowy

E-mail

Informacje o nieprawidłowości

Data nieprawidłowości lub

data powzięcie informacji o

niej

Miejsce zaistnienia

nieprawidłowości

Opis zgłaszanej nieprawidłowości

Potencjalni świadkowie nieprawidłowości

Imię i Nazwisko, kontakt

Imię i Nazwisko, kontakt

Imię i Nazwisko, kontakt

Wskazanie dowodów istotnych dla sprawy

Oświadczenia ( należy postawić krzyżyk, dwa pierwsze obowiązkowe )

– Oświadczam, że mam świadomość możliwych konsekwencji związanych z fałszywym zgłoszeniem nieprawidłowości

– Oświadczam ze niniejsze zgłoszenie składam w dobrej wierze

– Oświadczam że żądam pisemnego potwierdzenia zgłoszenia ( jeżeli nie anonimowe )

……………………………

podpis zgłaszającego